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产品中心:博科协同OA客户价值

一、 协同                                                   

    协同,就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能力。

    二十世纪六十年代,美国战略管理学家伊戈尔.安索夫率先将协同理念引入企业管理领域,历经半个世纪的发展,经过国内外众多企业的实践演绎,协同理论已逐步成为企业发展战略的重要理论基础和依据。

    今天,商业竞争日趋激烈,为了取得优势,各企业必须不断降低运营成本,提高经营效益,提升管理水平,增强市场竞争力。

    随着企业规模扩大,人员增多而分工细化,部门和分支机构也越来越多,办公受地域、时间的限制越发明显,企业内部的信息流通和日常沟通无法顺畅,执行、响应、协调的难度变大,速度变慢。

    随着企业发展带来的业务升级,业务流变的越来越复杂,一个任务需要多人、多部门、多环节的协作,领导层需要及时有效的掌握第一手资料,并及时给予监督、指导、修正,才能调配各种人力、物力、财力资源,以保证任务顺利完成。

    IT应用于管理为企业带来了很多收益,但随着企业内部IT环境的日趋庞大和复杂,其本身也衍生出管理的需求,给企业提出了新的挑战。

    企业是一个有机的整体,企业的每一个员工、每一项任务、每一单位资源都紧密关联,只有整体协调配合才能发挥最大的效益。

    企业是内部众多业务单元的组合,采购、生产、营销、管理等等,如果把各个分散的活动单元协同起来,就能创造大于各部分简单加和的企业价值,使企业真正在较高层次上成为一个整体。

    如上图所示,企业的各个职能部门如同人的各个器官一样,在运作高效的企业中,各器官之间的分工、合作非常高效,企业整体就像健康、敏捷的专业运动员一样;而在低效率的企业中,各器官之间的协作就迟钝、僵化,企业整体就如果迟暮老人一般。在充分竞争的市场环境中,前者比后者更容易捕捉机会、更能抵御恶劣环境、实现更快的发展速度、取得超越行业平均水平的超额利润。

    要达到良好的分工、协作、高效的和谐局面,必须立足现实、从3个方面着手改进和提升:

    提升(培训、招聘等)人员技能、改善管理模式、构建管理系统(E化管理系统)。

二、 博科协同OA的客户价值

2.1既是知识资产保护的利器、又是文件版本管理混乱的终结者

    文档目前很多企业是被分布在员工的各个PC中,采用最多的方式是使用目录共享或文档共享来部分解决文档管理的问题。但当信息积累到一定的时候,很多有用的信息就很可能被信息大海埋没。单纯的文档管理,没有事件管理,没有人物管理的文档管理系统都会使一个公司的知识无法达到一个有效积累,运作,共享和更新,更可怕是无法管控文件版本,因版本差异造成的浪费、客户索赔等损失的巨大程度令人触目惊心。

    企业所有的图纸、工艺文件、质量记录格式等通过博科协同OA集中管控起来,配合博科协同OA的灵活、严谨的授权机制,做到对知识资产的良好保护,达到质量管理体系、保密体系等的要求。博科协同OA对文档有良好的版本管理机制,可有效解决版本管理混乱的问题。

2.2知识管理(KM),将个人经验积累转化为公司知识库

    企业在经营过程中,今天碰到过的问题,明天其他人可能又碰到了,在没有协同管理软件的情况下,企业往往要花费巨额成本解决重复发生的老问题,以往的解决方法没有积累和沉淀,只成为少数当事人的个人经验,一旦人员流失,也就意味着企业花费过的巨额学习成本付诸东流。

    使用博科协同OA能在消除信息孤岛、进行信息整合的过程中为企业构建一个知识管理的平台,它把分散在企业各处的基础知识和业务知识联系起来构成一个整体的知识库,通过企业内部人与人、人与部门、部门之间信息的协同业务来实现知识的收集、组织、共享和传播。员工可以快速查询、使用所需知识,实现知识的快速获取和高效传播,对组织的知识进行科学合理的控制与使用。

    博科协同OA将企业积累的各种经验、知识、信息等收集、整理、传承、增值,走上学习-创新-再学习-再创新的良性循环。

2.3实施项目管理,突破传统职能部门的局限,构建面向客户的快速反应系统

    传统职能部门的局限:首先由于业务和活动的性质不同,各职能部门可能只注重依据自己的准则来行动,容易造成相互依存的部门之间的活动不协调,影响组织整体目标的实现;其次,按职能划分部门,将业务流程切割成若干个片段(销售、制造、采购等),分布在不同的部门进行,跨部门的业务流程耗时长、灵活性差;再次,各部门的负责人长期只从事某种专门业务的管理,缺乏总体的眼光,不利于高级管理人才的培养;最后,传统职能部门的做法容易造成部门内部凝聚力强、部门之间纷争不断的山头林立的局面。

    使用博科协同OA,实施项目管理,项目组没有固定人员编制,指定项目经理,制作项目职能分配表,随着项目的进度,根据工作需要从不同职能部门抽调人员加入项目,这些人员在完成了与自己相关的工作后,仍回到原来的职能部门。

    项目管理具有很大的弹性和适应性,可以根据工作需要,集中专门人才,短期内迅速完成任务;项目组内人才集中、知识集中、资源集中,交流和碰撞,最容易产生创新;项目成员来自于不同职能部门,项目小组的的活动也促进了部门之间的协调和沟通。博科协同OA,管控项目全程,精确管理时间、成本和质量三要素,推动项目管理精确、有序。

2.4成为个人业务助理,促进企业管理制度落地、审批流程自动化

    很多企业实施了ISO9000质量管理体系,梳理了一大堆管理流程、也规定了严格的审批权限,但大部分企业往往都不了了之,质量管理体系也仅仅成为一张挂在墙上的证书。这是什么原因呢——绝大多数的企业会说:忙,太忙了,部门经理忙、总经理忙,总之有资质、有权限的人都太忙了,找他们签字的话,排队都要排几天,在这种情况下,哪还管什么流程、制度,能把业务、事务操作下去就已经很不容易了。

    怎么解开这个死结呢?

    使用博科协同OA,每一位使用人员都拥有独立的工作台,日程计划一目了然,系统还非常人性化地通过电子邮件、桌面弹出信息、手机短信等主动事前提醒当事人,避免疏漏。

    使用博科协同OA,可根据企业管理流程设定工作流(角色、流程、权限),可广泛应用于各种申请、审批等综合业务、事务管理中,并可按条件进行统计、查询,大大提高组织管理的规范性和可控性。工作流的上节点完成之后,系统就自动将工作任务分派给下节点的各相关人员,列示为“待办任务”,主动发送和提醒,从而压缩整个流程的周期。

    为了适应异地、出差等情况,博科OA从技术框架上精雕细琢,首先支持广域网环境的分布式部署,并且还支持手机访问,这样就突破了地域和访问终端的限制,确保让领导,以及工作流程中涉及到的相关人员在任何时间,任何地点都能访问到,让整个工作流程在预定的时间内完成。

2.5建立正式和非正式的沟通渠道,促进良好企业文化的形成。

    使用博科协同OA,通过新闻、通知、公告、网络会议等形式建立正式的沟通渠道。

    非正式的信息沟通系统,是围绕组织成员间的社会关系而建立起来的。两人之间的友情,会造成他们频繁来往和“工作时间闲谈”的现象。此外,如果其中一人接受了另一人的引导,那就产生了一种权威关系。所谓“天然领导者”,就是这样在组织当中赢得地位的;而这方面的关系又不是总能在组织结构图上得到体现。在一些企业,非正式的沟通渠道的影响力远远超出正式沟通渠道,而这些非正式的沟通渠道当中,往往容易获取更真实的、更原生态的、未经修饰的信息,更能了解组织成员真正的态度和真正关心的事情。使用博科 OA,通过论坛、聊天室、投票等形式进入非正式的沟通渠道,便于领导者“从群众中来,到群众中去”。正式沟通渠道为主,非正式沟通渠道为辅,促进良好企业文化的形成,促进企业又好又快发展。

2.6辅助办公,建立全面、完整的企业管理信息系统。

    时至今日,大部分企业都实施了ERP、 CRM等管理系统,这些管理系统侧重对重点业务的管控,而企业日常经营中大量事务性的工作往往缺乏统筹和管理。使用博科协同OA,通过辅助办公模块,将办公用品、车辆、固定资产、图书等管理模块将日常办公事务有效管理起来。扎实、高效的办公管理将为经营提供坚实的基础。

2.7内外网一体化、构建企业门户。

    这是使用博科协同OA的理想效果,内网 ERP、OA流程运行的结果根据需要发布到企业对外网站上,供应商、合作伙伴进入企业门户,通过身份验证之后,直接获取相关的任务和资料;供应商、合同伙伴在送货等实际业务操作之前,登录企业门户进行预处理,以便企业安排人力物力配合,预处理经过审核之后直接进入内网管理系统。使用博科协同OA,实施内外网一体化、构建企业门户,将大大增强企业与上下游、合作伙伴的协作能力,提升企业的竞争能力,从单体竞争跃升至产业链竞争。

2.8扩展功能。

博科协同OA还提供了客户、供应商、产品、合同等管理模块。